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    GMAIL – Trucchi e consigli: Etichette e Filtri

    GMail Tips & TricksGmail come abbiamo già accennato è uno dei migliori servizi di posta elettronica. Ma il primo approccio può disorientare l’utente meno esperto a causa delle diversa gestione di alcuni aspetti delle opzioni più comuni quali ad esempio la gestione delle etichette al posto delle cartelle. In questa guida un piccolo aiuto sulle Etichette ed i Filtri fortemente correlati fra loro.

    Le Etichette o Label di Gmail

    In Gmail le cartelle che troviamo nei programmi di posta più comuni sono sostituite dalle Etichette, Label in inglese. Questa soluzione migliora notevolmente la catalogazione dei messaggi di posta elettronica in quanto ad ogni messaggio possono essere attribuite più etichette.

    Per gestire le etichette è sufficiente selezionare il comando impostazioni del proprio account di Gmail che si trova in altro a destra della pagina di Gmail. Successivamente cliccare sulla label etichette. Dalla schermata possono essere aggiunte, modificate od eliminate le Etichette e decidere quali debbano essere mostrate nella colonna di sinistra della Home Page di Gmail in modo da essere raggiunte facilmente. Vi consigliamo di selezionare l’opzione mostra se non letti dell’etichetta Spam in modo da controllare saltuariamente se qualche messaggio, per voi importante, non sia finito nello spam. Se volete diventare esperti delle Etichette di Gmail vi consigliamo la visita di questa pagina.

    Uno degli errori più comuni nella gestione delle etichette è di creare un’etichetta per ogni contatto. Ci troveremmo così ad avere un elenco di etichette lunghissimo e quindi inutilizzabile. Le etichette servono a catalogare i messaggi per tipologia (amici o lavoro), per gestire diversi progetti o categorie, per catalogare i clienti per gruppo di appartenenza alla stessa azienda. Per trovare tutti i messaggi di uno stesso mittente è sufficiente digitare il suo nome o indirizzo di posta elettronica nella casella di ricerca che trovate in alto nell’interfaccia di Gmail. Un altra opzione è di utilizzare il box multifunzione che trovate sulla destra di ogni messaggio di posta.

    I filtri di Gmail

    Altra caratteristica importante di Gmail sono i Filtri che utilizzati in unione con le Etichette ottimizzano l’organizzazione e l’archiviazione dei messaggi. I Filtri possono essere utilizzati nei modi più disparati ma il più comune è quello di assegnare un’etichetta ad un gruppo di mittenti.

    Facciamo il caso di dover assegnare tutti i messaggi di uno stesso cliente (con lo stesso dominio ex: nomeutente@azienza.com) ad una ipotetica etichetta cliente1. Vediamo come fare: rechiamoci alla schermata filtri delle impostazioni del vostro account di Gmail e creiamo un nuovo filtro utilizzando una delle opzioni disponibili nella schermata che appare dopo aver cliccato sul comando Crea un nuovo filtro situato in basso nella schermata.

    Al termine della creazione del filtro possiamo decidere quali azioni far compiere Gmail in caso trovasse una o più corrispondenze con il filtro che abbiamo creato. Nel nostro caso gli chiederemmo di assegnargli l’Etichetta Cliente1 che abbiamo precedente creato o che possiamo creare al momento. Nella stessa schermata possiamo anche decidere quali altre azioni compiere su quel messaggio; come ad esempio rispondere a quel messaggio con una risposta predefinita, segnarlo come già letto, inoltralo ad un altro indirizzo di mail, contrassegnarlo come importante, archiviarlo in modo che non appaia nella schermata principale della posta in arrivo e/o assegnargli la categoria speciale. All’atto della creazione del Filtro Gmail ci chiederà se assegnare l’etichetta anche ai messaggi già presenti. Attenzione: se i messaggi ai quali applicare i filtri sono numerosi il tempo di elaborazione potrebbe essere lungo. Se volete diventare esperti dei Filtri di Gmail vi consigliamo la visita di questa pagina.

    Errori più comuni nella creazione ed assegnazione dei filtri.
    Utilizzare i Filtri e le Etichette per gestire i messaggi indesiderati è tra gli errori più comuni. Per gestire lo spam suggeriamo di utilizzare il comando Segnala come Spam che si trova sotto alla casella di ricerca dell’interfaccia di Gmail. In questo modo Gmail assegnerà automaticamente a quel tipo di messaggi il filtro Spam.

    Un trucco al volo

    Se l’interfaccia del vostro account di Gmail fosse visualizzata in Inglese o in un’altra lingua selezionate impostazioni di Gmail e nella schermata Generali selezionate la lingua che desiderate dalla prima opzione visualizzata.

    Nei prossimi articoli su Gmail affronteremo la Gestione dei Contatti, la Gestione di più account di posta elettronica e la Gestione dell’interfaccia e dei singoli messaggi.

    Se desiderate altre informazioni sull’utilizzo di Gmail scrivete un commento a questo articolo descrivendo quale aspetto di Gmail volete che sia trattato.

    Per la rubrica Internet WebNews abbiamo pubblicato su Google e Gmail i seguenti articoli

     Fabrizio Azzali

    riproduzione riservata – proprietà EdiWebRoma

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    4 COMMENTI

    1. Salve, finalmente ho creato grazie alla parola chiave “OR” tra le emails un potente filtro e sono riuscito a dare una grande sgrassata al mio account gmail!!! (Che peccato non funzioni la semplice “,”)
      Ora però questa cosa non funziona se le emails arrivano non dall’account primario gmail che utilizzo ma da un account che confluisce in gmail come ad esempio il mio account email yahoo: le emails che mi arrivano e che comunque filtro in un’altra etichetta risultano comunque doppie! Esempio: il mio amico Francesco mi scrive sulla mia email di Yahoo: Quando andrò ad aprire GMail, ritroverò la sua email sia nella etichetta “Yahoo” che in quella “Amici”! Poiché sembra non funzionare in questi casi la spunta “Ignora Posta in arrivo (Archivia)” poiché derivante non dall’account Gmail ma da quello importato Yahoo!
      Come posso fare?!? Devo veramente poi scremarle una per una, non c’é lo stesso filtro automatico da poter creare?!?
      Help me!!!

    2. Come faccio a bloccare un messaggio in entrata che mi arriva sulla cartella di Spam al quale io ho risposto dicendo che non mi interessava. Io lo elimino e il messaggio ritorna automaticamente sulla cartella di Spam appena ci clicco sopra xvedere se ci sono messaggi spam da eliminare.
      Mi potete rispondere e dirmi come fare? Grazie

    3. Salve
      è possibile organizzare le mail in un’etichetta in modo da avere quelle da leggere in alto, e non secondo l’ordine cronologico?

    4. @valeria
      I messaggi nella cartella Spam vengono eliminati automaticamente dopo 30 giorni. Non c’è nulla da fare se non ignorare quella cartella (a meno di voler andare a vedere se qualche messaggio ci è finito per sbaglio). L’alternativa sarebbe farli finire tutti nella Inbox in automatico e doverli eliminare, o cancellandoli fisicamente o mettendoli nella cartella Spam, uno per uno.

      @Arcangelo
      Nel caso delle email nell’Inbox è possibile andare sul triangolino accanto alla voce “Inbox” a sinistra e spuntare la voce “Unread first” (nel mio caso gmail lo tengo in inglese perché le traduzioni italiane spesso sono terrificanti, in italiano potrebbe esserci l’equivalente tradotto). In caso è possibile creare diverse tab e mettere dei filtri in modo che le email da determinati mittenti finiscano in una tab specifica invece che nella tab “Primary”. Sui messaggi già filtrati per etichetta questo non si può fare, ma si può aggiungere nel filtro la clausola “is:unread” (es. filtro del tipo “label:pippo AND is:unread”) per filtrare solo i messaggi non letti.

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